كونك منظم ليس شيئا صعب. انت فقط بحاجة إلي نظام تتبعه . واليك نظام سهل تطبيقه.

كمصممين، نفوم دائما بمهام كثيرة في آن واحد – سواء كان في التعامل مع استفسارات العملاء، والتأكد من مواعيد التسليم إلخ…

اذا لم يكن لديك بالفعل نظام لتقوم بمتابعة كل مسئولياتك، فانت بالتأكيد في حاجة إلي نظام . لحسن الحظ ، قام شخص بعمل نظام إدارة مهام مثالي للأعمال الإبداعية. فهو يدعي إنجاز الأمور “Getting Things Done” ،”GTD” – سنقوم بتوضيح كيف يمكن أن يقلل مستويات التوتر ويعطيك المزيد من الوقت للابداع في التصميم.

 توتر وضغط أقل

يشير ديفيد ألين إلي أن التوتر يأتي من تنفيذ الأعمال الغير منجزة. سواء كان ذلك في موعد لم تقم بترتيبه أو مكالمة هاتفيه واصلت تأجيلها، فهذه الأمور تقوم بصرف انتباهك وتشتتك طوال النهار، وتزعجك في الليل.

التوتر والاجهاد هو المسئول عن ضياع 10.4 مليون ساعة عمل في السنة، وفقا لإدارة الصحة والسلامة. فكلما كنت منظما كلما قمت بتوفير الوقت.

التوتر والضغط والاجهاد خطير.فهو يجعلك بائس ، ويقلل من انتاجيتك. خلاصة القول: قم بتقليل التوتر والاجهاد وسوف تكون مصمم أفضل 🙂

ديفيد ألين كتب كتابه الأكثر مبيعا متعلقة بأساليب تعود إلي عام 2002 وتم تعديلها باستمرار منذ ذلك الحين. نوصي بشدة قراءته . ولكن حتي دون قراءة الكتاب ، فانه من السهل فهم المبادئ الأساسية. في الأساس، هناك خمس مراحل لسير العمل : جمع ،  توضيح ، تنظيم ، الفكر، وأخيرا العمل. فدعونا نلقي نظرة أقرب علي كل واحد.

1. الجمع

في هذه المرحلة تقوم بعمل قائمة تشمل كل المهام، كل ما عليك القيام به وما تريد القيام به.

2. التوضيح

بدءا من أعلي القائمة، يمكنك تصنيف المهام حسب الأولوية. فبعضهم تكون قادر علي عملهم فورا ـ والبعض الآخر يجب أن ينتظر. البعض تكون قادر علي تحديد مهلة وموعد نهائي. بينما البعض الآخر يمكن اعطائهم لشخص ما للقيام بهم. كمصمم ، بعض مهامك سيكون لديها موعد تسليم محدد بالفعل للعملاء، فيمكنك إنشاء مراحل خاصة بك طوال الطريق ، لتبقي علي المسار الصحيح.

3. التنظيم

الأن وقد قمت بوضع مهامك في قوائم. يقترح كتاب انجاز الأمور “GTD” فرز المهام وفقا للظروف والسياق . علي سبيل المثال ، قائمة سميت “رسائل يجب ارسالها ” أو “مكالمات للقيام بها”. كمصمم، قد يكون لديك سياقات أكثر تحديدا مثل “ارسال للطباعة” أو ” فواتير العملاء”.

4. الفكر

التفكير هو جزء مهم لسير العمل، فهذه يعني فحص ومراجعة قائمة المهام بانتظام لمعرفة ما يجب القيام به وإضافة المهام الجديدة. يقترح موقع GTD التحقق من قائمتك مرة واحدة في الأسبوع ـ ولكن في عالم التصميم السريع ، قد ترغب في بدء كل يوم بمراجعة واعداة ترتيب مهامك وأولوياتك الخاصة.

5. العمل

كل مراحل الإعداد من 1 ل 4 كانت لهذه المرحلة : 5، وهي القيام بالمهام. يمكنك العمل من خلال قوائم المهام الخاصة بك، بدون أحاديث جانبية والقلق من كل الأشياء التي لم تقوم بها ، والشعور بتوتر وقلق أقل وأنك أكثر سيطرة في سير الأمور.

التخطيط في الممارسة والعمل

لنقول أنك قمت ببدأ الأسبوع بمجموعة من الملصقات وحزم تصميمات لتقدمها، واجتماع مع العميل لتحديد بعض الفواتير من الأسبوع السابق. ويجب أن تحصل علي بعض التوضيحات الموجزة قبل البدأ في العمل عليها.

كتاب ديفيد ألين في GTD

أول شيئ يجب القيام به هو عمل قائمة “يجب القيام بها” معتمدة علي كل هذا العمل ـ اجمعها في مكان واحد. والخطوة التالية هي توضيح المهام التي يمكن القيام بها علي الفور.

أدواتTodoist

أداة Todoist مميزة جدا لعمل قوائم بالأشياء التي يجب القيام بها وهي متاحة في الويب ويوجد لها تطبيقات في الويندوز والمتصفحات والاندرويد وتعتمد Todoist علي اختصارات لوحة المفاتيح .

ما هو النظام الذي تستخدمه لتنظيم أعمالك؟ دعنا نعرف في التعليقات!